Las existencias son activos que posee la empresa para venderlos en el curso normal de la explotación, en proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.
Podemos desglosar las existencias en cuatro bloques:
Elementos que son objeto de compra o venta, sin transformación
Todas aquellas existencias que se compran o venden sin sufrir ningún tipo de transformación, las vamos a contabilizar en las cuentas:
- 300 / 309 denominadas Mercaderías, figuran en el activo corriente del balance y solamente funcionan cuando cerramos el ejercicio económico.
Si cuando vamos a cerrar el ejercicio económico, normalmente el día 31 de diciembre, existen mercaderías que se encuentran de camino al almacén y son propiedad de la empresa, estas las tenemos que incluir también en estas cuentas.
En cuanto a los envases y embalajes con los que se protegen dichas existencias, vamos a utilizar las cuentas:
- 326 Embalajes; cubiertas o envolturas, generalmente irrecuperables, destinadas a resguardar los productos o mercaderías que han de transportarse.
Si dichos embalajes forman parte del producto, sin que en la venta se diferencie el importe del producto y el importe del embalaje, los podemos incluir en la cuenta elementos y conjuntos incorporables.
- 327 Envases; recipientes o vasijas, normalmente destinadas a la venta, junto con el producto que contienen.
Ocurre lo mismo que con los embalajes, si los envases forma parte del producto y no se distingue en la venta el importe del producto y el importe del envase, se pueden incluir en la cuenta elementos y conjuntos incorporables.
En el caso de que los embalajes o los envases, por sus características se consideren inmovilizado, no deben figurar dentro de las existencias, sino en el inmovilizado, como activo no corriente, en la cuenta 219 otro inmovilizado material.
Elementos destinados a formar parte de los productos fabricados por la empresa
En cuanto a los elementos destinados a formar parte de los productos fabricados por la empresa, lo recogemos en las siguientes cuentas:
- De la 310 a la 319 Materias primas; las materias que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de los productos fabricados. De esta definición se deduce que en el PGC esté prevista la cuenta Compras de materias primas (601), pero, lógicamente, no puede existir la cuenta Ventas de materias primas.
- 320 Elementos y conjuntos incorporables; los fabricados normalmente fuera de la empresa y adquiridos por ésta para incorporarlos a su producción sin someterlos a transformación. De esta definición se deduce, igual que en la cuenta anterior, que no existe en el PGC la cuenta de Ventas de elementos y conjuntos incorporables.
Como por ejemplo, en una empresa de fabricación de coches, serían las ruedas, baterías, aparatos medidores que figuran en el salpicadero del coche, etc.: todos estos elementos, normalmente, no se elaboran en al fábrica de coches, sino en empresas especializadas.
Elementos destinados a ser consumidos por la empresa, sin formar parte de los productos que se elaboran en ella
Durante el periodo de fabricación, existen elementos que se utilizan para la elaboración de los productos, pero que no forman parte de ellos como:
- 321 Combustibles; materias energéticas susceptibles de almacenamiento. Si los combustibles no pueden ser almacenados, se cargan en la cuenta 628 suministros, mientras que, si se pueden almacenar, las compras se cargan a la cuenta 602 compras de otros aprovisionamientos y las existencias figuran en la cuenta 321.
- 322 Repuestos; piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o máquinas en sustitución de otras semejantes. Pero sólo se incluyen en esta cuenta las que tengan un ciclo de almacenamiento inferior a un año. Si el ciclo de almacenamiento es superior a un año, se consideran inmovilizado y se reconocen en la cuenta 219 otro inmovilizado material.
Los repuestos los vamos a contabilizar así:
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- Si el ciclo de almacenamiento es inferior a un año: en la cuenta 322 Repuestos, que pertenece a Existencias y, por lo tanto, al activo circulante.
- Si el ciclo de almacenamiento es superior a un año:
- En la cuenta 212 Instalaciones técnicas, o bien en la cuenta 215 otras instalaciones, si las piezas corresponden a estos activos.
- En la cuenta 219 otro inmovilizado material, si corresponden a otra clase de inmovilizados materiales.
Los elementos que se incluyen en estas cuentas deben cumplir dos requisitos:
- Que sean almacenables, si no lo son, se consideran gastos del grupo 6.
- Que no se consideren inmovilizado, lo cual suele ser cuando su ciclo de almacenamiento es superior a un año.
- 325 Materiales diversos; otras materias de consumo que no se van a incorporar al producto fabricado.
El PGC entiende por otras materias, aquellas que no se pueden considerar incluidas en las demás cuentas de materias consumibles y almacenables. Por ejemplo, las barras de soldadura o estaño, grapas para las chapas, etc.
- 328 Material de oficina; material destinado únicamente a oficina, salvo que la empresa opte por considerar que el material de oficina adquirido va a ser objeto de consumo en el mismo, en este caso el material de oficina se carga en la cuenta 629 otros servicios.
Los fabricados por la empresa o derivados de la fabricación principal
Los productos que la empresa fabrica, se pueden clasificar en:
- 330 a la 339 Productos en curso; los que se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad al cierre del ejercicio y que no deban registrarse como productos semiterminados subgrupo 34 ni como productos terminados subgrupo 35. Como ejemplo, siguiendo con el ejemplo de una fábrica de coches, podríamos incluir aquí el valor de lo invertido en las cadenas de montaje de los motores, o de los chasis, o de las carrocerías, al cierre del ejercicio.
Dentro del subgrupo 33 Productos en curso, se deberá incluir la cuenta servicios en curso, ya que, aunque no figure en el cuadro de cuentas, los servicios en curso sí aparecen como existencias en la definición del mencionado subgrupo en la parte 5ª de los planes contables. A estos servicios en curso activados como existencias dedicamos el epígrafe 10.7 de este capítulo.
- 340 a la 349 Productos semiterminados; los fabricados por la empresa y no destinados normalmente a su venta hasta sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior. Siguiendo con el ejemplo que hemos puesto en la cuenta anterior, podríamos incluir en esta cuenta los motores o chasis o carrocerías que al cierre del ejercicio ya han concluido su proceso en la respectiva cadena de montaje. Será necesario aún unir los tres elementos para formar el producto terminado, el coche.
- 350 a la 359 Productos terminados; los fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su utilización por otras empresas.
- 360 y 361 Subproductos; los de carácter secundario o accesorio de la fabricación principal. Por ejemplo, el vinagre en una fábrica de vinos.
- 365 y 366 Residuos; los obtenidos inevitablemente y al mismo tiempo que los productos o subproductos, siempre que tengan valor intrínseco y puedan ser utilizados o vendidos. Por ejemplo, los recortes de papel en una impresa, o el serrín en una fábrica de muebles.
- 368 y 369 Materiales recuperados; los que por tener valor intrínseco, entran nuevamente en almacén después de haber sido utilizados en el proceso productivo.
