En este artículo vamos a ver cómo se contabilizar nóminas de los trabajadores por cuenta ajena y los seguros sociales.
Saber cómo se contabilizan las nóminas es muy importante, ya que prácticamente todas las empresas tienen trabajadores contratados por cuenta ajena. Relacionado con las nóminas se deben también abonar mensualmente el salario de los trabajadores y además ingresar en la Tesorería General de la Seguridad Social, las cotizaciones correspondientes por cada trabajador.
¿Qué cuentas se utilizan para contabilizar las nóminas?
El pago de las nóminas de los trabajadores y las cotizaciones a la tesorería suponen gastos para las empresas, por lo que se recogen en las siguientes cuentas de gastos:
- La cuenta Sueldos y Salarios (640), recoge las remuneraciones fijas y eventuales que la empresa abona a los trabajadores, se carga por el importe íntegro de las remuneraciones devengadas, con la excepción de los gastos de viaje, cuyos gastos se recogen en la cuenta Otros Servicios (629).
- La cuenta Indemnizaciones (641), recoge las cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.
- La cuenta Seguridad Social a cargo de la empresa (642), recoge las cuotas que la empresa debe pagar a la Seguridad Social por las diversas prestaciones que estos realizan.
- La cuenta Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones (643), refleja el importe de las aportaciones devengadas a los planes de pensiones u otros sistemas análogos de cobertura de la situación de jubilación, invalidez o muerte, en relación al personal de la empresa.
- La cuenta Otros gastos sociales (649), refleja los gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntaria por la empresa. Se trataría de subvenciones a economatos y comedores, sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional, becas para estudio, etc.
En esta ocasión nos vamos a centrar en ver como contabilizar las nóminas y los seguros sociales.
Puedes ver otras operaciones relacionadas con las nóminas en los siguientes artículos: contabilizar nóminas II; contabilizar anticipos de nómina; contabilizar las nóminas de un ERTE.
Los gastos básicos que toda empresa soporta en concepto de personal son:
- Los salarios íntegros (bruto), que paga a los trabajadores. El sueldo bruto está formado por el total de las remuneraciones que el trabajador percibe de la empresa. Se incluyen tanto las fijas como las eventuales y las percibidas en dinero o en especie.
- Las cuotas a la Seguridad Social.
Normalmente las empresas contabilizan primero las nóminas y luego los seguros sociales, aunque estos dos gastos surgen a la vez, por lo que se pueden contabilizar de forma conjunta en el mismo asiento.
¿Cómo se contabiliza la nómina de un trabajador por cuenta ajena?
El asiento contable de una nómina es el siguiente:
- En la cuenta sueldos y salarios se carga todo el gasto que soporta la empresa. Estos gastos están compuestos por la suma de los importes íntegros (brutos) de todas las nóminas de los trabajadores.
- La cuenta Organismos de la Seguridad Social acreedores, es una cuenta de pasivo, que se abona para registrar la deuda que tiene la empresa con el organismo de la Seguridad Social, por las deducciones que se han practicado en las nóminas en concepto de cuotas a cargo del trabajador. Existe un plazo de un mes para pagar a la seguridad social.
Cuando se lleve a cabo el pago de las cuotas a la seguridad social se realiza el siguiente asiento:
- En la cuenta Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas, se registra la deuda que la empresa contrae con hacienda por las retenciones que está obligada a practicar a los trabajadores en sus nóminas. Estas retenciones se ingresan cada 3 meses en una cuenta de Hacienda, originándose el siguiente asiento:
Las empresas presentan trimestralmente el modelo 111 retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de Renta. Autoliquidación. Donde queda reflejado todas las retenciones que se han practicado a los trabajadores en sus nóminas. Así como las retenciones a los profesionales.
- Si las nóminas se han abonado a los trabajadores en el momento en que se realiza la contabilización de las mismas, se abonarán a la cuenta de caja, euros o banco cuenta corriente, dependiendo de si se han abonado en efectivo o a través de la cuenta bancaria. Sin embargo, si cuando se contabiliza no se ha realizado el pago a los trabajadores, se abona la cuenta remuneraciones pendientes de pago, que registra las deudas que la empresa tiene con sus trabajadores.
El asiento que se origina cuando se salda la deuda con los trabajadores es:
Puede ocurrir también que se pague una parte de la nómina y se deje el resto pendiente de pago, por lo que se abonará simultáneamente las cuentas remuneraciones pendiente de pago y tesorería.
¿Cómo se contabilizan los seguros sociales en Régimen General?
El asiento contable de los seguros sociales es el siguiente:
- En la cuenta Seguridad social a cargo de la empresa se carga el importe de las cuotas que la empresa soporta en concepto de cotizaciones a la Seguridad Social de los trabajadores a su cargo.
- La cuenta Organismo de la Seguridad Social acreedores, se abona por dichas cuotas aun cuando todavía no se hayan ingresado.
- En la cuenta Organismos de la Seguridad social deudores, se registra el derecho de cobro que tiene la empresa sobre la Seguridad Social, por haber realizado pagos a sus trabajadores a cargo de ésta, cómo puede ser el subsidio de incapacidad temporal.
Cuando se realice el ingreso en la cuenta de la Seguridad social se realiza el siguiente asiento:
Si quieres saber más sobre los seguros sociales te dejamos el enlace hacia el artículo
¿Cómo se contabilizan las nóminas y los seguros sociales juntos?
El asiento para contabilizar las nóminas y los seguros sociales juntos es el siguiente:
- En la cuenta Organismo de la Seguridad Social acreedores, se abona, en este caso, por la suma de la Seguridad Social a cargo de la empresa, más las cuotas a cargo de los trabajadores que les han sido retenidas.
- En la cuenta de Sueldos y Salarios aparece el importe íntegro de las nóminas, mientras que en Tesorería y/o en remuneraciones pendientes de pago, se refleja el importe líquido.
Ejercicios de contabilizar nóminas
Vamos a contabilizar la nómina de un empleado de nuestra empresa, cuyas remuneraciones son:
- Retribución bruta = 1.198€
- S.S. a cargo de la empresa = 350€
- S.S a cargo del trabajador = 108€
- Retención del IRPF = 9%
La cuenta de sueldos y salarios se carga con el importe de la retribución bruta que va a percibir el trabajador, y en la cuenta S.S. a cargo de la empresa, la cuantía que le corresponde a la empresa pagar en concepto de seguridad social. En la cuenta de Organismo de la S.S. acreedores, tenemos que sumar los dos pagos que tenemos que hacer a la seguridad social, el que está a cargo de la empresa y el del trabajador, por lo que 350€ + 108€ nos da 458€.
Para calcular el importe correspondiente a H.P acreedora por retenciones practicadas, tenemos que multiplicar el porcentaje de la retención que le tenemos que aplicar al trabajador. Los trabajadores no tienen por qué tener el mismo porcentaje de IRPF, depende de las circunstancias de cada uno. En este caso multiplicamos 1198€* 9%, lo que nos da una retención practicada de 107,82€.
En este caso, contabilizamos la nómina antes de habérsela pagado al trabajador. Una vez que le hemos pagado al empleado, procedemos a realizar el siguiente asiento
Cuando se realice el pago a la seguridad social, procedemos a contabilizarlo
Cuando ha llegado el trimestre, y presentamos el modelo 111, procedemos a abonar las retenciones, que hemos estado practicando durante todo el trimestre, a hacienda. Para ello realizamos el siguiente asiento contable
