¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales recopilan la información financiera de la empresa. Tal y como encontramos regulado en el Código de Comercio y la propia Ley de Sociedades de Capital, así como en el Plan General Contable, comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio (ECPN), un estado de flujos de efectivo (EFE) y la memoria.
El ECPN y el EFE no son obligatorios desde 2016, salvo cuando se utiliza el Plan General Contable Normal y para formato de cuentas normales.
Son documentos que forman una unidad y deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados de la empresa de conformidad con las disposiciones legales.
Las cuentas anuales constituyen instrumentos contables de máximo interés. Suponen la culminación del desarrollo registral del ejercicio y la base de la información contable a transmitir a los distintos agentes económicos y sociales.
¿Qué documentos forman las cuentas anuales?
- Balance, comprende el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias, tiene como objetivo poner de manifiesto el resultado obtenido a través de su gestión, así como las distintas partidas que han contribuido al mismo. Recoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, mide la variación que se ha producido en el patrimonio neto, desde el inicio del ejercicio hasta el cierre del mismo
- Estado de Flujos de Efectivo, informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por actividades e indicando la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio.
- Memoria, completa, amplia y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.
Las cuentas anuales deben ser redactadas con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa y la información debe ser comparable. Se elaboran cada 12 meses salvo en determinadas circunstancias.
Modelos de las cuentas anuales
Existen tres tipos de modelos de cuentas anuales, el tipo normal, el abreviado y el de pymes.
Cuentas anuales normales
Están recogidas en el Plan General de Contabilidad. Todas las sociedades están obligadas a su presentación, a excepción de aquellas que puedan presentar las cuentas anuales abreviadas o las acogidas al PGC de Pymes.
Cuentas anuales abreviadas
Para poder formular el balance, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, las sociedades tienen que cumplir al menos 2 de los siguientes requisitos, durante dos ejercicios consecutivos:
- No superar los cuatro millones de euros en el total de las partidas del activo.
- No superar los ocho millones de euros en el importe neto de su cifra anual de negocios.
- El número medio de trabajadores durante el ejercicio no supere a cincuenta.
Para poder formular la cuenta de pérdidas y ganancias en su formato abreviado, las empresas tienen que cumplir al menos 2 de las siguientes circunstancias, durante dos ejercicios:
- No superar los once millones cuatrocientos mil euros en el total de las partidas del activo.
- No superar los veintidós millones ochocientos mil euros el importe neto de su cifra anual de negocios.
- No superar los doscientos cincuenta trabajadores como media durante el ejercicio.
No existe un estado de flujos de efectivo en modelo abreviado.
Cuentas anuales PYME
Las Pequeñas y Medianas empresas pueden decidir entre aplicar el PGC en su versión íntegra o en la versión específica para PYMES.
Plazos y fechas claves de las Cuentas Anuales
El empresario o los Administradores son los responsables de su formulación, cuentan con un plazo máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio social, normalmente el cierre del ejercicio coincide con el cierre del año, es decir el 31 de diciembre. Las cuentas anuales se aprueban por la junta general. Estos se reúnen dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio, para aprobar las cuentas del ejercicio anterior.
Se presentan en el Registro Mercantil del domicilio social de la empresa, en el plazo de 1 mes desde el momento en el que se han aprobado, es decir, si las cuentas se han aprobado el día 30 de Junio, se tienen que depositar el día 30 de Julio.
Sanción por no depositar las cuentas anuales
Todas las empresas tienen la obligación de depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. ¿Qué ocurre si no se depositan? Si no se depositan las cuentas anuales, las empresas se enfrentan a unas sanciones.
El plazo para presentar las Cuentas Anuales es de un mes desde que se celebra la Junta General, que generalmente suele realizarse en los meses de mayo y junio.
Recientemente el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha empezado a sancionar a las empresas por no depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Según el artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital las sanciones oscilan entre 1.200€ a 60.000€. Cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000€ el límite de la sanción para cada año de retraso se elevará a 300.000€
El importe de la sanción se determina atendiendo a las dimensiones de las sociedades, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas del último ejercicio declarado a la Administración tributaria.
Si se depositan las Cuentas Anuales fuera de plazo pero antes de que se inicie el procedimiento sancionador, la sanción se impondrán en su grado mínimo y vendrá acompañada de una reducción del 50%.
El método que emplean para la imposición de las sanciones en el siguiente:
- La sanción será del 0,5% del importe total de las partidas de activo, más el 0,5% de la cifra de ventas de la última declaración presentada a la Agencia Tributaria.
- Con carácter subsidiario – si no se aporta la declaración del punto anterior- la sanción se cuantifica sobre el 2% del capital social, según los datos de que disponga el Registro Mercantil.
- En caso de que se aporte la declaración tributaria y la sanción resultante del cálculo del punto 1 supera el 2% del capital, se aplicaría con un reducción del 10%.