El Proceso contable de una empresa

La contabilidad tiene por objetivo captar, procesar y transmitir la información adecuada al proceso de toma de decisiones de los múltiples usuarios de la misma. Para ello se lleva a cabo el proceso contable.

La contabilidad lleva a cabo este proceso de tratamiento y elaboración de información de la siguiente forma:

1. Se obtiene información de la empresa, sobre la cual se van a desarrollar una serie de operaciones, como son la captación, simbolización, medición, valoración, representación, coordinación y agregación; que nos permiten obtener los denominados Estados Contables, cada uno de ellos contiene información sobre diferentes aspectos de la realidad económica de la empresa.
2. Una vez que hemos obtenido los Estados Contables, analizamos e interpretamos la información que éstos nos proporcionan, obteniendo con ello las conclusiones necesarias para la toma de decisiones.
3. Para asegurar que la información de los Estados Contables muestra una imagen veraz y completa de la empresa, se realizan las operaciones de verificación y consolidación.
4. Todas estas operaciones se desarrollan en un marco de actuación que integra todos los aspectos relativos a normas, principios, metodología, etc, a seguir en el proceso contable.

¿Qué es el proceso contable?

El proceso contable es un ciclo mediante el cual se registran y procesan todas las operaciones que se llevan a cabo en una empresa a lo largo del ejercicio económico.

Etapas del proceso contable

Se denomina ciclo contable o proceso contable al conjunto de registros contables efectuados en los diferentes libros de contabilidad con origen en las operaciones que realiza la empresa y que afectan a su patrimonio en un ejercicio económico.

Durante el ejercicio económico se deben elaborar distintos documentos que se integrarán en los libros contables. Estos documentos son:

A continuación vamos a analizar las distintas fases o etapas de las que se compone un proceso contable. Para ello primero vamos a distinguir los siguientes elementos de análisis:

• Inicio de los registros contables
• Registros correspondientes a las operaciones realizadas
• Cierre de la contabilidad
• Elaboración de las cuentas anuales

Inicio de los registros contables

El ejercicio económico de una empresa normalmente, salvo en empresas puntuales, tiene lugar del 01 de enero al 31 de diciembre. Las empresas disponen de un patrimonio, que está en el balance de situación de la empresa. Este patrimonio viene del ejercicio anterior al que estamos abriendo. Es decir, la empresa cuenta al principio del ejercicio con los mismos bienes, derechos y obligaciones que tenía al finalizar el ejercicio anterior. Esta información la tenemos en el último asiento del libro diario del ejercicio anterior y en el balance, que representa la situación patrimonial de la empresa al final de ese periodo.

En un nuevo ejercicio económico, se debe reiniciar la contabilidad que se cerró en el ejercicio anterior.

En esta fase del proceso contable debemos realizar los siguientes registros:

• Balance de situación inicial. Que como hemos comentado anteriormente recoge los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa al final del ejercicio económico precedente y que coincide con los elementos patrimoniales con los que parte la empresa en el nuevo ejercicio económico.

• Asiento de apertura. Con este asiento se procede a la apertura del libro diario. En este asiento, lo que hacemos es anotar todas aquellas cuentas que aparecen en el balance inicial, teniendo en cuenta que las que tienen saldo deudor van al debe del asiento y las que tienen saldo acreedor van al haber del asiento.

• Apertura de los libros mayores. A la vez que se van realizando los apuntes en el libro diario, se van elaborando los libros mayores de las cuentas.

Registros correspondientes a las operaciones realizadas

• Asiento de operaciones. Consiste en ir anotando en el libro diario los asientos correspondientes a las operaciones realizas por la empresa a lo largo del ejercicio. Ordenados cronológicamente. Estos datos se tienen que anotar también en los mayores correspondientes. Aquí tenéis un caso práctico.

Cierre de la contabilidad

• Operaciones previas a la determinación del resultado de la empresa. Una vez que ha terminado el ejercicio económico, se llevan a cabo una serie de operaciones que inciden en el resultado de la empresa. Estas operaciones son:
  • Contabilización de las variaciones de existencias
  • Periodificación contable
  • Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro
  • Contabilización de las amortizaciones
  • Asientos de regularización. El resultado del ejercicio viene dado por la diferencia entre las cuentas de gastos, grupo 6 y la de ingresos, grupo 7.

Todas las cuentas de gasto, se anotarán en el haber del asiento, para que pasen a tener un saldo nulo, contra la cuenta de resultado del ejercicio. Mientras que las cuentas de ingreso, se anotarán en el debe del asiento, contra la cuenta de resultado del ejercicio. Una vez que hemos realizado este asiento, estamos en disposición de conocer el resultado del ejercicio. Ya que este es el saldo de la cuenta resultado del ejercicio.

• Asiento de cierre. Al analizar los mayores de las cuentas que hemos ido abriendo a lo largo de nuestro ejercicio económico, veremos cómo sólo las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto tienen saldo. Para que nuestra contabilidad quede cerrada, todas las cuentas deben tener saldo nulo, por lo que procederemos a realizar el asiento de cierre. Para ello deberemos cargar todas las cuentas acreedores y abonar las cuentas deudoras. Cuando estas anotaciones se pasen al libro mayor, tendremos todas las cuentas con saldo cero.

• Balance de situación final. Para realizar el balance de situación, solo tenemos que poner las cuentas que aparecen en el haber del asiento de cierre, en el activo del balance y las que aparecen en el debe, en el pasivo. Este balance de situación final, será el balance de situación inicial del ejercicio siguiente.

Elaboración de las cuentas anuales 

Ciclo contable completo. Caso práctico

La empresa «A» presenta el siguiente balance inicial: Banco 1.500€, caja 850€, construcciones 30.000, maquinaria 12.000€, mercadería 1.500€, mobiliario 900€, elementos de transporte 6.000€, clientes 400€, deudores 600€, proveedores 1.300€, proveedores del inmovilizado a corto plazo 1.000€, proveedores inmovilizado a largo plazo 4.000€, acreedores por prestación de servicios 600€ y un capital social de 46.850€.

Ya tenemos el balance inicial. Vamos a comenzar entonces con la contabilización de las operaciones que van a tener lugar durante nuestro ejercicio económico. Estas operaciones van a ser:

• Los clientes de la empresa pagan el 40% de sus deudas a través de una transferencia bancaria.
• Compramos mercaderías por 1.200€ IVA incluido, pagando el 30% al contado y el resto a deber.
• Realizamos una reparación en nuestro elemento de transporta por 300€, que dejamos pendiente de pago.
• Compramos mobiliario por 4.000€ con IVA incluido pagando 400€ por transferencia bancaria y el resto se pagará en un plazo de 1 año.
• Vendemos mercaderías por importe de 6.000€ más IVA, cobrando el 50% por transferencia, el 25% restante al contado y el resto pendiente de pago.
• Pagamos a los proveedores el 30% de nuestra deuda por transferencia bancaria.
• El consumo de teléfono aumenta a 100€, recibo que es atendido por el banco.
• Los clientes de la empresa nos han transferido el 60% de la deuda.
• Al finalizar el año tenemos unas existencias por valor de 700€.

Procedemos a la apertura de la contabilidad, como ya hemos visto, la contabilidad se empieza con el asiento de apertura. Que en nuestro caso es el siguiente.

Estas anotaciones la tenemos que ir colocando en sus respectivos libros mayores, en este caso práctico, los libros mayores los veremos al final, cuando ya tengamos casi todas las operaciones contabilizadas.

Ahora vamos a ir anotando en nuestro libro diario, las operaciones que ha realizado la empresa a lo largo del ejercicio contable.

Una vez finalizado el ejercicio económico, procedemos a comprobar nuestras existencias, en este caso, al finalizar el año tenemos unas existencias por valor de 700€.  Al principio del ejercicio nuestras mercaderías tenían un valor de 1.500€, por lo que el asiento de variación de existencias, en este caso es el siguiente.

Una vez que ya hemos realizado todas las operaciones de regularización, procedemos al cálculo del resultado del ejercicio. Pero antes, para que vemos de donde van a salir todas las cantidades, vamos a ver cómo están los mayores, pero sólo vamos a ver las cuentas de los grupos 6 y 7, que son las que necesitamos para calcular el resultado del ejercicio.

Estos son los mayores de las cuentas del grupo 6, para poder cerrar la contabilidad, estas cuentas tienen que tener un saldo nulo, es decir, que ambas columnas tengan el mismo valor, para que al calcular la diferencia entre el debe y el haber nos dé como resultado 0. Para ello vamos a proceder a cerrar estas cuentas. Para cerrarlas sólo tenemos que hacer un asiento donde estas cuentas aparezcan con saldo en el haber.

Ahora anotamos este asiento en sus respectivos mayores, y ya tenemos las cuentas del grupo 6 cerrado. Ahora hacemos lo mismo con las cuentas del grupo 7.

Y ahora, igual que hemos hecho con las cuentas del grupo 6, procedemos a cerras las cuentas del grupo 7.

Ya tenemos todas nuestras cuentas del grupo 6 y 7 cerradas, ahora vamos a calcular el resultado del ejercicio, que no es más que la diferencia entre el debe y el haber del mayor de pérdidas y ganancias.

El resultado de nuestro ejercicio es de 3.820,69€. Cómo el haber de la cuenta, es superior al debe de dicha cuenta, tenemos un beneficio.

Terminado el año, tenemos que cerrar el libro diario, para ello vamos a realizar el asiento de cierre. Este consiste en trasladar todos los saldos de deudores al haber, y todos los saldos acreedores al debe.

Sólo nos queda hacer el balance de situación final, que se corresponde con el balance de situación inicial del año siguiente.

El caso práctico del proceso contable que hemos resuelto es un ejercicio básico, donde no se han tenido en cuenta entre otras cosas importantes, la amortización del inmovilizado, la liquidación del IVA, la distribución del resultado, etc.