En este artículo vamos a ver cómo se contabilizar nóminas de los trabajadores por cuenta ajena y los seguros sociales.
Saber cómo se contabilizan las nóminas es muy importante, ya que prácticamente todas las empresas tienen trabajadores contratados por cuenta ajena. Relacionado con las nóminas se deben también abonar mensualmente el salario de los trabajadores y además ingresar en la Tesorería General de la Seguridad Social, las cotizaciones correspondientes por cada trabajador.
¿Qué cuentas se utilizan para contabilizar las nóminas?
El pago de las nóminas de los trabajadores y las cotizaciones a la tesorería suponen gastos para las empresas, por lo que se recogen en las siguientes cuentas de gastos:
- La cuenta Sueldos y Salarios (640), recoge las remuneraciones fijas y eventuales que la empresa abona a los trabajadores, se carga por el importe íntegro de las remuneraciones devengadas, con la excepción de los gastos de viaje, cuyos gastos se recogen en la cuenta Otros Servicios (629).
- La cuenta Indemnizaciones (641), recoge las cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.
- La cuenta Seguridad Social a cargo de la empresa (642), recoge las cuotas que la empresa debe pagar a la Seguridad Social por las diversas prestaciones que estos realizan.
- La cuenta Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones (643), refleja el importe de las aportaciones devengadas a los planes de pensiones u otros sistemas análogos de cobertura de la situación de jubilación, invalidez o muerte, en relación al personal de la empresa.
- La cuenta Otros gastos sociales (649), refleja los gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntaria por la empresa. Se trataría de subvenciones a economatos y comedores, sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional, becas para estudio, etc.
En esta ocasión nos vamos a centrar en ver como contabilizar las nóminas y los seguros sociales.
Puedes ver otras operaciones relacionadas con las nóminas en los siguientes artículos: contabilizar nóminas II; contabilizar anticipos de nómina; contabilizar las nóminas de un ERTE.
Los gastos básicos que toda empresa soporta en concepto de personal son:
- Los salarios íntegros (bruto), que paga a los trabajadores. El sueldo bruto está formado por el total de las remuneraciones que el trabajador percibe de la empresa. Se incluyen tanto las fijas como las eventuales y las percibidas en dinero o en especie.
- Las cuotas a la Seguridad Social.
Normalmente las empresas contabilizan primero las nóminas y luego los seguros sociales, aunque estos dos gastos surgen a la vez, por lo que se pueden contabilizar de forma conjunta en el mismo asiento.
¿Cómo se contabiliza la nómina de un trabajador por cuenta ajena?
El asiento contable de una nómina es el siguiente:
- En la cuenta sueldos y salarios se carga todo el gasto que soporta la empresa. Estos gastos están compuestos por la suma de los importes íntegros (brutos) de todas las nóminas de los trabajadores.
- La cuenta Organismos de la Seguridad Social acreedores, es una cuenta de pasivo, que se abona para registrar la deuda que tiene la empresa con el organismo de la Seguridad Social, por las deducciones que se han practicado en las nóminas en concepto de cuotas a cargo del trabajador. Existe un plazo de un mes para pagar a la seguridad social.
Cuando se lleve a cabo el pago de las cuotas a la seguridad social se realiza el siguiente asiento:
- En la cuenta Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas, se registra la deuda que la empresa contrae con hacienda por las retenciones que está obligada a practicar a los trabajadores en sus nóminas. Estas retenciones se ingresan cada 3 meses en una cuenta de Hacienda, originándose el siguiente asiento:
Las empresas presentan trimestralmente el modelo 111 retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de Renta. Autoliquidación. Donde queda reflejado todas las retenciones que se han practicado a los trabajadores en sus nóminas. Así como las retenciones a los profesionales.
- Si las nóminas se han abonado a los trabajadores en el momento en que se realiza la contabilización de las mismas, se abonarán a la cuenta de caja, euros o banco cuenta corriente, dependiendo de si se han abonado en efectivo o a través de la cuenta bancaria. Sin embargo, si cuando se contabiliza no se ha realizado el pago a los trabajadores, se abona la cuenta remuneraciones pendientes de pago, que registra las deudas que la empresa tiene con sus trabajadores.
El asiento que se origina cuando se salda la deuda con los trabajadores es:
Puede ocurrir también que se pague una parte de la nómina y se deje el resto pendiente de pago, por lo que se abonará simultáneamente las cuentas remuneraciones pendiente de pago y tesorería.
¿Cómo se contabilizan los seguros sociales en Régimen General?
El asiento contable de los seguros sociales es el siguiente:
- En la cuenta Seguridad social a cargo de la empresa se carga el importe de las cuotas que la empresa soporta en concepto de cotizaciones a la Seguridad Social de los trabajadores a su cargo.
- La cuenta Organismo de la Seguridad Social acreedores, se abona por dichas cuotas aun cuando todavía no se hayan ingresado.
- En la cuenta Organismos de la Seguridad social deudores, se registra el derecho de cobro que tiene la empresa sobre la Seguridad Social, por haber realizado pagos a sus trabajadores a cargo de ésta, cómo puede ser el subsidio de incapacidad temporal.
Cuando se realice el ingreso en la cuenta de la Seguridad social se realiza el siguiente asiento:
Si quieres saber más sobre los seguros sociales te dejamos el enlace hacia el artículo
¿Cómo se contabilizan las nóminas y los seguros sociales juntos?
El asiento para contabilizar las nóminas y los seguros sociales juntos es el siguiente:
- En la cuenta Organismo de la Seguridad Social acreedores, se abona, en este caso, por la suma de la Seguridad Social a cargo de la empresa, más las cuotas a cargo de los trabajadores que les han sido retenidas.
- En la cuenta de Sueldos y Salarios aparece el importe íntegro de las nóminas, mientras que en Tesorería y/o en remuneraciones pendientes de pago, se refleja el importe líquido.
Ejercicios de contabilizar nóminas
Vamos a contabilizar la nómina de un empleado de nuestra empresa, cuyas remuneraciones son:
- Retribución bruta = 1.198€
- S.S. a cargo de la empresa = 350€
- S.S a cargo del trabajador = 108€
- Retención del IRPF = 9%
La cuenta de sueldos y salarios se carga con el importe de la retribución bruta que va a percibir el trabajador, y en la cuenta S.S. a cargo de la empresa, la cuantía que le corresponde a la empresa pagar en concepto de seguridad social. En la cuenta de Organismo de la S.S. acreedores, tenemos que sumar los dos pagos que tenemos que hacer a la seguridad social, el que está a cargo de la empresa y el del trabajador, por lo que 350€ + 108€ nos da 458€.
Para calcular el importe correspondiente a H.P acreedora por retenciones practicadas, tenemos que multiplicar el porcentaje de la retención que le tenemos que aplicar al trabajador. Los trabajadores no tienen por qué tener el mismo porcentaje de IRPF, depende de las circunstancias de cada uno. En este caso multiplicamos 1198€* 9%, lo que nos da una retención practicada de 107,82€.
En este caso, contabilizamos la nómina antes de habérsela pagado al trabajador. Una vez que le hemos pagado al empleado, procedemos a realizar el siguiente asiento
Cuando se realice el pago a la seguridad social, procedemos a contabilizarlo
Cuando ha llegado el trimestre, y presentamos el modelo 111, procedemos a abonar las retenciones, que hemos estado practicando durante todo el trimestre, a hacienda. Para ello realizamos el siguiente asiento contable
Buenas noches,
Después de leer la explicación sobre la contabilización de nóminas y seguros sociales, me surgen algunas dudas.
Tanto si quiero contabilizar asiento nómina por nómina como si lo quiero hacer en un asiento englobando todas las nóminas, ¿se puede hacer de la segunda forma que explica arriba, es decir..
(640)
(642) a (476)
(4751)
(572/465)
¿o con su explicación se refiere a que si quiero contabilizar nómina por nómina es la primera forma que ha explicado y si quiero contabilizar todas en conjunto en un asiento, es la segunda forma?
Por otro lado, si decido contabilizar cuenta por cuenta, ¿Qué cuenta es la que tengo que utilizar para abrir la cuenta del trabajador? ¿sería…465000001- Juan, 465000002- Pedro etc…?
Gracias
Un saludo.
Buenos días Toñi,
En respuesta a tu pregunta te comento:
1. La primera forma que utilizo para contabilizar la nómina, es para cuando queremos hacer en dos asientos diferentes las nóminas de los trabajadores y los seguros sociales, y la segunda forma, cuando queremos hacer en un solo asiento las nóminas y los seguros sociales.
Por ejemplo: Yo en mi empresa primero recibo las nóminas de los trabajadores, por lo que contabilizo las nóminas de cada uno de ellos. Para cada trabajador tengo abierta una cuenta 640. Es decir, la cuenta 6400001 Pedro, la 640002 María…. Y llevo todas las las remuneraciones pendientes de pago a la misma cuenta, la 465.
Cuando me envían los seguros sociales de la empresa, procedo a contabilizarlos, utilizando el asiento de contabilizar seguros sociales en régimen general.
Pero hay otras veces que recibo tanto las nóminas de los trabajadores como los seguros sociales a cargo de la empresa a la vez. Para no contabilizarlo en dos asientos, utilizo el asiento de contabilizar nóminas y seguros sociales juntos.
En ambas formas siempre se contabiliza una a una las nóminas de los trabajadores, la diferencia es que en el primer caso, se contabiliza por separado los seguros sociales y en el segundo, se contabilizan las nóminas y los seguros sociales a cargo de la empresa todo junto.
No te aconsejo que contabilices todas las nóminas juntas, por que de esa forma no separas cada trabajador.
2.La cuenta que se utiliza para abrir al trabajador es la 640. Pero si quieres controlar a quien se le está pagando la nómina y a quién no, también les puedes abrir a cada uno una cuenta de remuneraciones pendientes de pago,la 465.
Espero haber resuelto tus dudas, si tienes cualquier otra duda, déjame un comentario.
Muchas gracias
Saludos.
Muchísimas gracias por este tutorial, había revisado varias páginas pero en ninguna encontré tan clara explicación. El autor realmente sabe enseñar, pues desglosa el tema para ir entendiendo de a poco el asunto. Muchas páginas sobre contabilidad hablan al lector como si ya fuesen contadores experimentados, pero la verdad es que quienes buscamos esta información la mayoría somos inexpertos, aprendices y con pocos o nulos conocimientos de contabilidad.
Muchas gracias Carolina, me alegra que te haya sido de utilidad, siempre intento que todos mis artículos estén explicados de manera sencilla y que sean útiles.
Hola,
Quiero contabilizar una nómina en la que, además de las aportaciones de la empresas a un plan de pensiones de un trabajador, hay aportaciones del propio trabajador al plan de pensiones. La aportación del trabajador ¿a qué cuenta va?
Gracias
Hola Segis, en el artículo contabilizar nóminas segunda parte, explico en que cuenta hay que contabilizar las aportaciones de los trabajadores al plan de pensiones.
Te dejo el enlace : https://finanzascontabilidad.com/contabilizar-nominas-segunda-parte/
Espero que disipe tus dudas.
Saludos
Buenos días,
Hay un fallo en el ejercicio: el 9% de 1198 no es de 90€, es de 107,82
Un saludo.
Buenos días, muchas gracias por avisarnos, ya está modificado.
Saludos
Me ha parecido un articulo muy bien explicado. ¡Muchas gracias!
Buenos dias,
tengo un problema con la contabilización de una nómina. Resulta que la empresa ha pagado demas a una trabajadora suya pero ya resulta imposible que ella lo devuelva. En que cuenta contable deberia meter este gasto? En la 6442- otros costes de personal?
Gracias por la respuesta!
saludos
Karolina
Buenos días Karolina,
Pues si no te lo devuelve puedes hacer dos cosas:
1º Declarar dicha cantidad como salario devengado, calculando sus correspondientes deducciones. Siempre y cuando exista alguna forma de demostrar que se le ha pagado de más.
2º Considerarlo como un gasto no deducible, contra la cuenta 678.
Saludos
Una página excelente y una explicación que mejor imposible. Estoy estudiando contabilidad y finanzas y me ha venido de perlas. ¡Muchas gracias!
Buenos días Sonia, muchas gracias por tu comentario.
HOLA COMO CONTABILIZO UN SUBSIDIO QUE LA MUNICIPALIDAD ENTREGA A COMEDORES, AGRADEZCO UNA RESPUESTA. B TARDES
Buenos días Celine,
Las cantidades relacionadas con dietas o gastos de comida de los trabajadores tienen la consideración de retribuciones y se contabilizan en el subgrupo 64 Gastos de personal.
Buenos días tengo una duda acerca de la contabilización de las nóminas. En la empresa tenemos un convenio colectivo por accidente que se considera retribución en especie. Mi duda es referente al asiento de las nominas ya que he visto que la parte que corresponde a esa retribución en especie se abona en el haber con una cuenta 410. Es correcto?? no se debería utilizar una cuenta 755???
Buenos días Myriam,
Cuando contabilizas la nómina de los trabajadores esa retribución va como bien has dicho a la cuenta 755 «Ingresos por servicios al personal».
La cuenta 410 «Acreedores por prestaciones de servicios» se utiliza cuando la empresa adquiere algún servicio de un acreedor.
Espero haber resuelto tus dudas.
Muchas gracias
buenas tardes, les hago una consulta. Nosotros como empresa solicitamos el aplazamiento del pago de las cuotas de la seguridad social durante los tres meses pasados (debido al COVID).
Ahora estamos comenzando a pagar el monto no abonado durante los tres meses pasados, en cuotas mensuales.
Mi consulta es… como registro en la contabilidad la deuda y el pago de esas cuotas?
Aguardo su respuesta, desde ya muchas gracias!
Excelente explicacion necesito ayuda cuando quedan pendientes las retenciones y las cotizaciones, como quedaría el asiento, ya que las retenciones corresponden al último trimestre y supongamos que la empresa tiene su cierre, es decir esto quedaria pendiente que cuenta puedo usar