La contabilidad tiene por objetivo captar, procesar y transmitir la información adecuada al proceso de toma de decisiones de los múltiples usuarios de la misma. Para ello se lleva a cabo el proceso contable.
La contabilidad lleva a cabo este proceso de tratamiento y elaboración de información de la siguiente forma:
- Se obtiene información de la empresa, sobre la cual se van a desarrollar una serie de operaciones, como son la captación, simbolización, medición, valoración, representación, coordinación y agregación; que nos permiten obtener los denominados Estados Contables, cada uno de ellos contiene información sobre diferentes aspectos de la realidad económica de la empresa.
- Una vez que hemos obtenido los Estados Contables, analizamos e interpretamos la información que éstos nos proporcionan, obteniendo con ello las conclusiones necesarias para la toma de decisiones.
- Para asegurar que la información de los Estados Contables muestra una imagen veraz y completa de la empresa, se realizan las operaciones de verificación y consolidación.
- Todas estas operaciones se desarrollan en un marco de actuación que integra todos los aspectos relativos a normas, principios, metodología, etc, a seguir en el proceso contable.
¿Qué es el proceso contable?
El proceso contable es un ciclo mediante el cual se registran y procesan todas las operaciones que se llevan a cabo en una empresa a lo largo del ejercicio económico.
Etapas del proceso contable
Se denomina ciclo contable o proceso contable al conjunto de registros contables efectuados en los diferentes libros de contabilidad con origen en las operaciones que realiza la empresa y que afectan a su patrimonio en un ejercicio económico.
Durante el ejercicio económico se deben elaborar distintos documentos que se integrarán en los libros contables. Estos documentos son:
Etapas del proceso contable
A continuación vamos a analizar las distintas fases o etapas de las que se compone un proceso contable. Para ello primero vamos a distinguir los siguientes elementos de análisis:
- Inicio de los registros contables
- Registros correspondientes a las operaciones realizadas
- Cierre de la contabilidad
- Elaboración de las cuentas anuales
Inicio de los registros contables
El ejercicio económico de una empresa normalmente, salvo en empresas puntuales, tiene lugar del 01 de enero al 31 de diciembre. Las empresas disponen de un patrimonio, que está en el balance de situación de la empresa. Este patrimonio viene del ejercicio anterior al que estamos abriendo. Es decir, la empresa cuenta al principio del ejercicio con los mismos bienes, derechos y obligaciones que tenía al finalizar el ejercicio anterior. Esta información la tenemos en el último asiento del libro diario del ejercicio anterior y en el balance, que representa la situación patrimonial de la empresa al final de ese periodo.
En un nuevo ejercicio económico, se debe reiniciar la contabilidad que se cerró en el ejercicio anterior.
En esta fase del proceso contable debemos realizar los siguientes registros:
- Balance de situación inicial. Que como hemos comentado anteriormente recoge los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa al final del ejercicio económico precedente y que coincide con los elementos patrimoniales con los que parte la empresa en el nuevo ejercicio económico.
- Asiento de apertura. Con este asiento se procede a la apertura del libro diario. En este asiento, lo que hacemos es anotar todas aquellas cuentas que aparecen en el balance inicial, teniendo en cuenta que las que tienen saldo deudor van al debe del asiento y las que tienen saldo acreedor van al haber del asiento.
- Apertura de los libros mayores. A la vez que se van realizando los apuntes en el libro diario, se van elaborando los libros mayores de las cuentas.
Registros correspondientes a las operaciones realizadas
- Asiento de operaciones. Consiste en ir anotando en el libro diario los asientos correspondientes a las operaciones realizas por la empresa a lo largo del ejercicio. Ordenados cronológicamente. Estos datos se tienen que anotar también en los mayores correspondientes. Aquí tenéis un caso práctico.
Cierre de la contabilidad
- Operaciones previas a la determinación del resultado de la empresa. Una vez que ha terminado el ejercicio económico, se llevan a cabo una serie de operaciones que inciden en el resultado de la empresa. Estas operaciones son:
- Contabilización de las variaciones de existencias
- Periodificación contable
- Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro
- Contabilización de las amortizaciones
- Asientos de regularización. El resultado del ejercicio viene dado por la diferencia entre las cuentas de gastos, grupo 6 y la de ingresos, grupo 7.
Todas las cuentas de gasto, se anotarán en el haber del asiento, para que pasen a tener un saldo nulo, contra la cuenta de resultado del ejercicio. Mientras que las cuentas de ingreso, se anotarán en el debe del asiento, contra la cuenta de resultado del ejercicio. Una vez que hemos realizado este asiento, estamos en disposición de conocer el resultado del ejercicio. Ya que este es el saldo de la cuenta resultado del ejercicio.
- Asiento de cierre. Al analizar los mayores de las cuentas que hemos ido abriendo a lo largo de nuestro ejercicio económico, veremos cómo sólo las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto tienen saldo. Para que nuestra contabilidad quede cerrada, todas las cuentas deben tener saldo nulo, por lo que procederemos a realizar el asiento de cierre. Para ello deberemos cargar todas las cuentas acreedores y abonar las cuentas deudoras. Cuando estas anotaciones se pasen al libro mayor, tendremos todas las cuentas con saldo cero.
- Balance de situación final. Para realizar el balance de situación, solo tenemos que poner las cuentas que aparecen en el haber del asiento de cierre, en el activo del balance y las que aparecen en el debe, en el pasivo. Este balance de situación final, será el balance de situación inicial del ejercicio siguiente.
Elaboración de las cuentas anuales
Ciclo contable completo. Caso práctico
La empresa «A» presenta el siguiente balance inicial: Banco 1.500€, caja 850€, construcciones 30.000, maquinaria 12.000€, mercadería 1.500€, mobiliario 900€, elementos de transporte 6.000€, clientes 400€, deudores 600€, proveedores 1.300€, proveedores del inmovilizado a corto plazo 1.000€, proveedores inmovilizado a largo plazo 4.000€, acreedores por prestación de servicios 600€ y un capital social de 46.850€.
Ejemplo del balance inicial de una empresa
Ya tenemos el balance inicial. Vamos a comenzar entonces con la contabilización de las operaciones que van a tener lugar durante nuestro ejercicio económico. Estas operaciones van a ser:
- Los clientes de la empresa pagan el 40% de sus deudas a través de una transferencia bancaria.
- Compramos mercaderías por 1.200€ IVA incluido, pagando el 30% al contado y el resto a deber.
- Realizamos una reparación en nuestro elemento de transporta por 300€, que dejamos pendiente de pago.
- Compramos mobiliario por 4.000€ con IVA incluido pagando 400€ por transferencia bancaria y el resto se pagará en un plazo de 1 año.
- Vendemos mercaderías por importe de 6.000€ más IVA, cobrando el 50% por transferencia, el 25% restante al contado y el resto pendiente de pago.
- Pagamos a los proveedores el 30% de nuestra deuda por transferencia bancaria.
- El consumo de teléfono aumenta a 100€, recibo que es atendido por el banco.
- Los clientes de la empresa nos han transferido el 60% de la deuda.
- Al finalizar el año tenemos unas existencias por valor de 700€.
Procedemos a la apertura de la contabilidad, como ya hemos visto, la contabilidad se empieza con el asiento de apertura. Que en nuestro caso es el siguiente.
Ejemplo del asiento de apertura de una empresa
Estas anotaciones la tenemos que ir colocando en sus respectivos libros mayores, en este caso práctico, los libros mayores los veremos al final, cuando ya tengamos casi todas las operaciones contabilizadas.
Ahora vamos a ir anotando en nuestro libro diario, las operaciones que ha realizado la empresa a lo largo del ejercicio contable.
Operaciones contables de una empresa
Una vez finalizado el ejercicio económico, procedemos a comprobar nuestras existencias, en este caso, al finalizar el año tenemos unas existencias por valor de 700€. Al principio del ejercicio nuestras mercaderías tenían un valor de 1.500€, por lo que el asiento de variación de existencias, en este caso es el siguiente.
Asiento de variación de existencias
Una vez que ya hemos realizado todas las operaciones de regularización, procedemos al cálculo del resultado del ejercicio. Pero antes, para que vemos de donde van a salir todas las cantidades, vamos a ver cómo están los mayores, pero sólo vamos a ver las cuentas de los grupos 6 y 7, que son las que necesitamos para calcular el resultado del ejercicio.
Libro mayor contabilidad de ejercicios resueltos
Estos son los mayores de las cuentas del grupo 6, para poder cerrar la contabilidad, estas cuentas tienen que tener un saldo nulo, es decir, que ambas columnas tengan el mismo valor, para que al calcular la diferencia entre el debe y el haber nos dé como resultado 0. Para ello vamos a proceder a cerrar estas cuentas. Para cerrarlas sólo tenemos que hacer un asiento donde estas cuentas aparezcan con saldo en el haber.
Asiento de pérdidas y ganancias
Ahora anotamos este asiento en sus respectivos mayores, y ya tenemos las cuentas del grupo 6 cerrado. Ahora hacemos lo mismo con las cuentas del grupo 7.
Libro mayor contabilidad de ejercicios resueltos
Y ahora, igual que hemos hecho con las cuentas del grupo 6, procedemos a cerras las cuentas del grupo 7.
Asiento de pérdidas y ganancias
Ya tenemos todas nuestras cuentas del grupo 6 y 7 cerradas, ahora vamos a calcular el resultado del ejercicio, que no es más que la diferencia entre el debe y el haber del mayor de pérdidas y ganancias.
El resultado de nuestro ejercicio es de 3.820,69€. Cómo el haber de la cuenta, es superior al debe de dicha cuenta, tenemos un beneficio.
Terminado el año, tenemos que cerrar el libro diario, para ello vamos a realizar el asiento de cierre. Este consiste en trasladar todos los saldos de deudores al haber, y todos los saldos acreedores al debe.
Asiento de cierre contable caso practico
Sólo nos queda hacer el balance de situación final, que se corresponde con el balance de situación inicial del año siguiente.
Ejemplo del balance de situación final de una empresa
El caso práctico del proceso contable que hemos resuelto es un ejercicio básico, donde no se han tenido en cuenta entre otras cosas importantes, la amortización del inmovilizado, la liquidación del IVA, la distribución del resultado, etc.
Saludos tengo un par de dudas
1- Como es que se vende 6000 en mercaderia si solo se tiene 2700 disponible tomando en cuenta que 1500 es lo que disponiamos al comienzo del ejercicio y luego se compra 1200
2- De donde salieron esos 700 que quedaron en mercaderia restante
Gracias
Saludos Richard
Con respecto a tus dudas, informarte que en el ejercicio solo te indico el valor total de las ventas, no te indico el número de unidades vendidas. Lo mismo ocurre con la variación de existencias, te indico que las existencias finales tienen un valor de 700€.
Ejemplo:Tú puedes tener en almacén 100 unidades de mercaderías que te costaron 5€ cada una, y vender las 100 unidades a 10€.
El asiento de la compra de mercaderías es:
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500€ (600) Compra de mercadería a banco (572) 605€
105€ (472) Iva soportado
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Y el asiento de la venta es:
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1210€ (572) Banco a Venta de mercadería (700) 1000
Iva repercutido (477) 210€
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Espero que te haya aclarado tus dudas, no dudes volver a comentar ante cualquier otra duda.
En la venta el IVA repercutido va en el Haber. No se ve bien en la respuesta que te he dado antes.
El proceso contable tiene una serie de etapas en su desarrollo; no obstante, un joven ayudante de contabilidad omitió un asiento contable por depósito de caja al banco por 5 millones de pesos ¿Qué consecuencias cree usted que esta omisión puede tener al preparar el balance de la empresa?
Hola Alberto,
Si se omitió el asiento contable de un traspaso de dinero de la caja al banco, no hay ninguna consecuencia en el balance de la empresa, ya que tanto el dinero en efectivo de la caja, como el dinero que se encuentra depositado en el banco, se recoge en el balance en la parte del activo corriente, en el apartado VI Efectivo y otros activos líquidos equivalentes.
El problema está en que el extracto bancario no se corresponde con el importe del banco que tienes en la contabilidad. Como hoy en día la contabilidad se lleva a través de programas contables, es muy fácil realizar el asiento contable con la fecha en la cuál se debería haber contabilizado. Este asiento solo va a modificar las cantidades que tienes en la caja y en el banco.
Puedes leer mi artículo sobre el balance de situación: https://finanzascontabilidad.com/balance-de-situacion/
Espero haberte ayudado, si necesitas saber cualquier otra cosa no dudes en preguntar.
Buenos días.
Su entrada me parece de las mejores explicaciones que he visto por internet, muy completa y la verdad que me ha ayudado muchísimo.
Sin embargo, me he quedado con una duda, la cuenta de pérdidas y ganancias no la hace, me gustaría saber el porqué, y también si en caso de hacerla, en qué punto la haría? Después del asiento de regularización, aunque es básicamente lo mismo exceptuando que en la cuenta de PyG se añade el Impuesto sobre beneficios, o después del asiento de cierre?
Gracias por su tiempo. Un saludo
Buenos días Claudia,
El proceso contable que realizo en el artículo es un ejercicio básico, donde como habrás visto no he tenido en cuenta algo tan importante como es la liquidación del IVA de forma trimestral, la amortización del inmovilizado… entre otras cosas.
La cuenta de perdidas y ganancias forma parte,como ya sabes,de las cuentas anuales, y en este ejercicio no lo he añadido para que fuese algo más sencillito. La cuenta de pérdidas y ganancias yo la calculo después del asiento de cierre.
En cuanto tenga tiempo me gustaría publicar un proceso contable más completito, con las cuentas anuales incluida.
Muchas gracias por el comentario, y espero te sirvan mis artículos.
Saludos
soy estudiante aun. me gusto pero no entiendo si las cuentas son del plan contable general
Buenos días Victor,
Todas las operaciones son con las cuentas del Plan General Contable.
Saludos.
Buenos dias,
Felicitarle por una explicacion didactica y completa del proceso contable. Ha sido de gran utilidad para alguien iniciandose en la contabilidad financiera.
En el punto 8 para el asiento de operaciones tras los clientes transferir el 60% de la deuda escribe la cantidad de 1880e, no consigo entender de donde sale dicha cantidad y porque no es 240e ya que la deuda de los clientes era del 400e
Buenas tardes Carlos,
Primero te quiero agradecer el comentario que nos has dejado.
Y en cuanto al asiento del punto 8, la cantidad que nos paga el cliente es de 1.880€. Esa cantidad sale de que al principio los clientes nos debían 400€, como bien has dicho, pero en el punto 1 los clientes nos pagan el 40% de esos 400€ lo que da 160€. Tras el primer asiento el mayor de clientes es de 240€. Ahora en el asiento número 5 Vendemos mercaderías por importe de 6.000€ más IVA, cobrando el 50% por transferencia, el 25% restante al contado y el resto pendiente de pago, con este asiento el mayor de clientes aumenta 1.740€, lo que da un saldo en el mayor de clientes de 1740€ + 240€ = 1.980€. Por lo que cuando en el asiento 8 nos pagan el 60% mediante transferencia bancaria, nos ingresan 1.188€ (1.980 · 60%).
Espero haberte resuelto la duda.
Saludos
Gracias por la aclaracion
En cuanto la contabilización que suponen las dos primeras etapas en la realización de una compra?
Buenas tardes Liuta Sabina,
Si lo que quieres saber es como se contabiliza una compra, mira este artículo https://finanzascontabilidad.com/compras-de-existencias/, donde explicamos como se contabiliza la compra de existencias o mercaderías.
Muchas gracias
hola me encanto la explicación es muy completa y trae sus respectivos ejemplos de aplicación gracias me sacaron de muchas dudas
Buenas Julissa,
Muchas gracias por tu comentario.
Te felicito, es super didáctico! solo una consulta, que pasa si tengo un balance de situación donde la amortización acumulada de intangible o material tiene signo negativo, para hacer los asientos de apertura del siguiente año, ¿van con signo negativo o se coloca en alguna cuenta especifica?
Gracias
Buenos días Alfredo,
Como muy bien has dicho las amortizaciones van con signo negativo en el balance de situación, pero cuando volcamos dicha información en el asiento de apertura del año siguiente estos tienen que ir con signo positivo y en el haber. Se utiliza la misma cuenta.
Muchas gracias por tu comentario.
Vanessa…Muchas Gracias por tu tiempo al elaborar esta ayuda didáctica, que nos ha sido de gran ayuda…Felicitaciones…
Hola! ¿Cómo sacáis el IVA de la cifra que ya lo tiene incluido? Yo lo hago de otra manera y no me sale lo mismo. Graciass!!
Divide el importe total entre 1,18 y de ese monto recién le sacas el porcentaje del IVA q es 18%
muy aradecido por tus explicaciones dime si te puedo consultar pues estoy comenzando a operar en una empresa y tengo que partir de cero ime si en excell se puede comenzar los registros y todo el proceso contable mi correo asesoriasaduamar@gmail,com
Hola, disculpe como seria para citar? Es que no encuentro su apellido